Często zdarza się, że otrzymaliśmy list z wezwaniem do zapłaty, ponieważ firma windykacyjna, zlecona przez wierzyciela dostała listę dłużników. Zadłużenie mogło powstać, ponieważ ostatnia faktura została zagubiona czy zapomnieliśmy dokonać płatności.
W takim przypadku firma windykacyjna wysyła list, w którym wzywa dłużnika do zapłaty oraz informuje o konsekwencjach nieuregulowania należności. Jeżeli ta metoda nie odnosi skutku, firma windykacyjna, próbuje skontaktować się z dłużnikiem telefonicznie bądź spotyka się z nim bezpośrednio. Zazwyczaj te interwencje są wystarczające, bowiem każdy jest świadomy o nieprzyjemnych konsekwencjach.
Firma windykacyjna ustala nowe warunki spłaty zadłużenia oraz je kontroluje. Nieterminowe spłaty podpisanej umowy mogą skutkować, zastosowaniem bardziej rygorystycznych metod. Windykacja miękka ma to do siebie, że dłużnik i powstała zaległość nie zostaną nigdzie zapisane, co nie zakłóci pracy danego przedsiębiorstwa. Jedynie wierzyciel przeniesie nieuczciwego kontrahenta na czarną listę, która skreśla dalszą współpracę..